Toda empresa deseja se manter lucrativa e relevante. Para isso, é preciso estar sempre evoluindo, se adaptando à variabilidade do mercado e entregando soluções que atendam cada vez mais às necessidades dos clientes. Mas como fazer promover uma cultura de melhoria contínua para acompanhar tudo isso?

O comportamento de qualquer grupo é guiado pela sua cultura. Segundo Edgar Schein, cultura é “um conjunto de pressupostos básicos que um grupo inventou, descobriu ou desenvolveu para lidar com problemas de adaptação externa e integração interna, e que funcionaram bem o suficiente para serem considerados válidos e ensinados a novos membros como forma certa de enfrentar esses problemas”.

Em outras palavras, mudanças que permanecem geralmente surgem de dentro, como uma resposta aos principais desafios. Assim, transformações impostas de fora para dentro, ou de cima para baixo na hierarquia organizacional, tendem a falhar.

Aqui, a questão não é “quem pode, manda”. Estamos falando de comportamento humano e, por mais que tenhamos o impulso de ordenar melhorias, devemos buscar o melhor caminho para elas realmente sejam implementadas e mantidas ao longo do tempo. Se elas não forem realmente realizadas ou não responderem aos verdadeiros desafios, os problemas continuarão a existir. E sabemos que gestores e donos de empresa querem o melhor para seu negócio acima de tudo.

Como fomentar a evolução?

Vamos pensar, por exemplo, em uma pessoa sedentária. Por mais que os outros apontem aquilo como algo ruim, se ela não entende dessa forma, provavelmente nada fará para melhorar. Por outro lado, quando isso começa a impactar sua vida, ela se mobilizará para fazer algo.

Da mesma forma, quando a empresa impõe um ajuste sem que as pessoas a sintam como uma resposta adequada a um problema real, elas não o farão ou talvez fingirão fazer, o que não gerará bons resultados. No entanto, se conseguirmos gerar estratégias para encontrar as causas reais dos problemas e mobilizar as pessoas, teremos uma mudança que se acopla à cultura organizacional e resulta em um estado melhor.

Os três fatores da evolução

Toda mudança que persiste ocorre através de três fatores: estressores, ações de liderança e pontos de reflexão.

Estressores

São como sinais de alerta, aspectos ou situações que causam um incômodo adequado à situação e que move as pessoas a fazerem algo sobre isso. Voltando ao exemplo do sedentarismo, ao notar que lhe falta fôlego para suas tarefas, que se sente cansado constantemente, e que isso realmente está interferindo sua vida, ele tomara uma atitude.

Ações de liderança

Com a percepção dos estressores certos, as pessoas tendem a se mobilizar, buscando medidas para resolver o problema. Tais atitudes são ações de liderança, como começar um exercício físico no caso do nosso exemplo sobre o sedentarismo.

Pontos de reflexão

Conforme são tomadas ações para resolver o problema, também é importante medir seu progresso. No exemplo, pode ser como conseguir caminhar ou correr por mais tempo ou mais longe (caso estas sejam uma das ações tomadas), ou mesmo coisas do dia a dia, como sentir-se menos cansado ao realizar atividades do dia a dia.

E nas organizações?

Imagine uma empresa onde haja um cenário de falta de previsibilidade, perda de prazos de entrega e insatisfação dos clientes. Que estressores se pode inserir para gerar evolução?

Um bom ponto de partida pode ser a gestão visual. Ao mapear os fluxos de serviço e suas demandas, conseguimos enxergar gargalos (etapas com demasiada quantidade de trabalho a ser feito), demandas que estão próximas da data de entrega, entre outros desafios. Deixando isso à vista para as equipes, os colaboradores se tenderão a fazer algo sobre. Se a gestão der apoio às equipes, as pessoas começarão a tomar atitudes para melhorar aquilo que não está bom.

Aqui, começamos a gerar um estressor (visualização do fluxo e demandas, bem como seus gargalos) e a fomentar ações de liderança entre os colaboradores. Então, é hora de colocarmos o terceiro fator. Podemos, por exemplo, medir o tempo de entrega (período entre o pedido do cliente e seu recebimento). Se este começar a reduzir será um bom sinal de que as coisas estão em um bom caminho. Caso contrário, levanta-se a necessidade de pensar em novas estratégias e também o aprendizado sobre aquilo que não funcionou.

Quando transformações falham?

É muito comum gestores e colaboradores participarem de um treinamento, por exemplo, sobre metodologias ágeis, e chegarem empolgados na empresa querendo implementá-los integralmente. Ao fazer isso, provavelmente teremos um padrão de falha chamado “overreaching” (algo como “abrangência demasiada” em português). O que ocorre é que se tenta implementar alterações muito grandes e que vão além dos problemas mais urgentes, causando necessidade de reaprendizado, confusão e estresse excessivo, o que resulta em uma curva negativa de eficiência antes de trazer qualquer benefício (se é que chegará a isso). Gestão da mudança envolve, primeiramente, gestão do estresse e da aderência das pessoas à evolução necessária.

Os princípios da gestão da mudança

Uma boa forma de gerenciar uma situação e alcançar os resultados desejados é seguir os princípios da gestão da mudança, trazidos pelo método Kanban:

Comece com o que você faz hoje

Entenda a realidade atual, mapeie os fluxos, coloque as informações importantes sobre as demandas, e tudo aquilo que reflete como é a empresa agora. Uma jornada começa pelo ponto de início: ninguém viaja de uma cidade a outra sem primeiro saber onde está no momento.

Crie acordos para buscar melhorias através da mudança evolutiva

Como mencionado anteriormente, não adianta querer resolver o mundo em um dia. Comece pelo principal, onde todos percebem como um grande problema e busque o compromisso com a equipe de resolver este primeiro.

Incentive atos de liderança em todos os níveis

Atos de liderança são quaisquer posicionamentos rumo à melhoria, seja pedir ajuda, relatar um problema ou dar uma sugestão. Quando as pessoas sentem que podem trazer as “más notícias” sem serem punidas, os problemas são resolvidos em tempo hábil ao invés de serem descobertos tarde demais. Permita e incentive que os colaboradores ajudem não apenas seguindo ordens, mas também pensando e sugerindo o que pode ser feito.

Conclusão

A gestão da mudança é essencial para manter a competitividade e relevância em um mercado dinâmico. Ao criar uma cultura de melhoria contínua, onde todos os colaboradores têm um papel ativo, as mudanças deixam de ser impostas e passam a ser uma resposta orgânica às necessidades organizacionais. Com o apoio das lideranças e a adoção de práticas que visem visualização, gestão do estresse e medição de resultados, as empresas podem evoluir de forma sustentável, evitando falhas e superando obstáculos. Em última análise, promover mudanças eficazes é mais do que aplicar novas metodologias: trata-se de construir uma cultura onde a adaptação e a melhoria fazem parte do DNA da empresa.