O Kanban é um método de gestão do fluxo de trabalho e evolução organizacional, que atua de forma experimental e evolucionária, considerando as questões comportamentais e psicológicas envolvidas na gestão da mudança.

As práticas do Kanban

Para isso, o Kanban sugere 6 práticas: "visualizar"; "limitar o trabalho em progresso"; "gerenciar o fluxo"; "tornar as políticas explícitas"; "implementar ciclos de feedback"; e "melhorar colaborativamente, evoluir experimentalmente".

A primeira, Visualizar, é de extrema importância para o sucesso do Kanban e influencia em todas as demais, como veremos a seguir.

A primeira prática

A aplicação dessa prática inicia-se sobre o fluxo de trabalho. É preciso saber qual caminho as demandas percorrem pelo serviço para, ao final, ser entregue valor ao cliente. Aqui, é importante uma atenção: se você perguntar para um diretor, o dono da empresa ou quem elaborou o processo, eles te responderão uma coisa. Porém, se você perguntar para aqueles que realmente operam tal sistema, é possível que a resposta seja outra. E isso tem um valor enorme pois, se o realizado não está ocorrendo conforme idealizado, existe um motivo.

Muitas vezes, imaginamos algo (teoria) que, quando implementado, não reflete ou não se adequa à realidade. Dessa forma, segure a ânsia de “ordenar” que o processo retorne ao que foi desenhado. Lembre-se do primeiro princípio da gestão da mudança: comece com o que faz hoje (não com o que você imagina que deveria ser feito). Compreenda quais foram as razões para esta diferença. É provável que informações muito ricas emerjam desse entendimento.

O que mais se deve visualizar?

Além do fluxo, visualizamos também as demandas em progresso (wip), ou seja, aquelas que estão percorrendo este caminho. Assim, é fácil notar quais etapas estão congestionadas e quais estão com excesso de capacidade, e começar a pensar em formas de deixá-lo mais suave (o que resulta em maior previsibilidade das entregas).

Também é importante visualizarmos tudo o que agrega ao fluxo, como os limites de WiP para cada etapa, os bloqueios, as políticas, as cadências, as métricas e etc.

Perceba que, apenas com essa primeira prática, já conseguimos informações para tomar decisões importantes, proteger a equipe contra abuso de capacidade, resolver gargalos e bloqueios, fomentar a transparência e aperfeiçoar os serviços, o que demonstra o quanto o ato de visualizar é poderoso e que faz toda a diferença para gestão da mudança, melhoria contínua e evolução organizacional.